Από το Έργο στο τιμολόγιο

Στις επιχειρήσεις που ασχολούνται με Projects, το τιμολόγιο δεν είναι μια ανεξάρτητη διαδικασία. Είναι το αποτέλεσμα όσων έχουν προηγηθεί: της εμπορικής συμφωνίας, της προσφοράς, του scope του έργου, των milestones, των εργασιών που ολοκληρώθηκαν, των αλλαγών και των πρόσθετων χρεώσεων.

Με την υποχρεωτική Ηλεκτρονική Τιμολόγηση να επεκτείνεται από την 1η Οκτωβρίου 2026 στις λοιπές επιχειρήσεις, η αλλαγή δεν αφορά μόνο τον τρόπο με τον οποίο θα εκδίδεται ένα παραστατικό.

Είναι μια ευκαιρία να εξεταστεί συνολικά η διαδικασία που οδηγεί σε αυτό.

Το ζητούμενο δεν είναι να προστεθεί απλώς ακόμη μία εφαρμογή στο τέλος της διαδικασίας για την έκδοση του ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Το ζητούμενο είναι η τιμολόγηση να αποτελεί φυσική συνέχεια της πραγματικής λειτουργίας της επιχείρησης.

Το έργο είναι μία ενιαία επιχειρησιακή διαδικασία

Σε μια εταιρεία που λειτουργεί με έργα, η πληροφορία δημιουργείται πολύ πριν ξεκινήσει η εκτέλεση.

Ένα project μπορεί να ξεκινά από μία νέα επαφή ή ένα αίτημα πελάτη και να συνεχίζει με:

• στοιχεία πελάτη και υπευθύνων επικοινωνίας,
• ανάγκες και απαιτήσεις,
• ευκαιρία πώλησης,
• προσφορά και οικονομικούς όρους,
• συμφωνημένο scope,
• milestones και παραδοτέα,
• εργασίες και υπευθύνους,
• deadlines και εξαρτήσεις,
• εγκρίσεις πελάτη,
• change requests και πρόσθετες εργασίες,
• έγγραφα και επικοινωνίες,
• ολοκλήρωση εργασιών και χρεώσεις,
• τελική τιμολόγηση.

Όταν αυτά βρίσκονται σε διαφορετικά Excel, emails, εφαρμογές, folders και προσωπικές σημειώσεις, η ομάδα πρέπει συνεχώς να ανασυνθέτει την πραγματική εικόνα του έργου.

Όταν όμως αποτελούν μέρος της ίδιας CRM και project ροής, η επιχείρηση μπορεί να βλέπει όχι μόνο ποια tasks υπάρχουν, αλλά και τι συμφωνήθηκε, τι έχει εκτελεστεί, τι έχει αλλάξει, τι καθυστερεί και τι μπορεί να τιμολογηθεί.

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: η προθεσμία της 1/10 αφορά τις λοιπές επιχειρήσεις

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο εκδίδονται και διαβιβάζονται τα σχετικά παραστατικά.

Για μια επιχείρηση Project Services, όμως, το κρίσιμο ερώτημα παραμένει:

Από πού προκύπτει αυτό που πρόκειται να τιμολογηθεί;

Το ποσό του τιμολογίου μπορεί να σχετίζεται με την αρχική προσφορά, την ολοκλήρωση ενός milestone, συγκεκριμένα deliverables, συμφωνημένες πρόσθετες εργασίες ή αλλαγές που έγιναν κατά τη διάρκεια του έργου.

Εάν αυτή η πληροφορία είναι ήδη οργανωμένη μέσα στη λειτουργική ροή του έργου, η διαδικασία προς την ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να γίνεται με πολύ πιο ξεκάθαρο επιχειρησιακό context.

Το PHILOS CRM μπορεί να συνδέσει την εμπορική και project πληροφορία με τη διαδικασία τιμολόγησης και πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ώστε το παραστατικό να αποτελεί το τελευταίο βήμα μιας οργανωμένης ροής και όχι μία αποκομμένη ενέργεια.

Περισσότερες πληροφορίες για το χρονοδιάγραμμα από την ΑΑΔΕ →

Από την προσφορά στο πραγματικό έργο

Σε πολλές επιχειρήσεις η εμπορική διαδικασία και η εκτέλεση του έργου λειτουργούν σαν δύο διαφορετικοί κόσμοι.

Το Sales γνωρίζει τι ζήτησε ο πελάτης, ποιες εκδόσεις της προσφοράς προηγήθηκαν και τι τελικά συμφωνήθηκε. Η ομάδα έργου όμως μπορεί να ξεκινά με διαφορετικά αρχεία, διαφορετικά εργαλεία και αποσπασματική πληροφορία.

Σε μία ενιαία ροή, η μετάβαση μπορεί να είναι διαφορετική:

Έτσι, το project δεν ξεκινά από ένα κενό record.

Μπορεί να συνεχίζει έχοντας διαθέσιμα το ιστορικό του πελάτη, την εμπορική συμφωνία, την προσφορά, τα σχετικά έγγραφα και το συμφωνημένο αντικείμενο.

Milestones, εργασίες και παραδοτέα στην ίδια εικόνα

Η διαχείριση ενός έργου δεν είναι απλώς μία λίστα από tasks.

Χρειάζεται να είναι ξεκάθαρο:

• σε ποια φάση βρίσκεται το έργο,
• ποια milestones έχουν ολοκληρωθεί,
• ποιες εργασίες βρίσκονται σε εξέλιξη,
• ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε ενέργεια,
• ποια deadlines πλησιάζουν ή έχουν ξεπεραστεί,
• ποια έγγραφα και παραδοτέα σχετίζονται με κάθε φάση,
• τι περιμένει εσωτερική ή πελατειακή έγκριση,
• και ποια θέματα χρειάζονται άμεση προσοχή.

Το PHILOS CRM συνδέει τα στοιχεία αυτά με το ίδιο το project και τον πελάτη, ώστε η ομάδα να δουλεύει πάνω σε κοινό επιχειρησιακό context.

Workflows, reminders, approvals και αυτοματισμοί μπορούν παράλληλα να υποστηρίζουν τη διαδικασία, χωρίς κάθε κρίσιμο επόμενο βήμα να εξαρτάται αποκλειστικά από τη μνήμη κάποιου μέλους της ομάδας.

Αλλαγές έργου και πρόσθετες χρεώσεις

Ένα από τα σημεία στα οποία συχνά χάνεται η σύνδεση μεταξύ execution και οικονομικής διαχείρισης είναι οι αλλαγές που προκύπτουν στην πορεία.

Νέα απαίτηση. Πρόσθετη εργασία. Αλλαγή scope. Νέο παραδοτέο. Πρόσθετο κόστος.

Εάν αυτή η πληροφορία βρίσκεται μόνο σε ένα email ή σε μία συζήτηση, υπάρχει κίνδυνος να μην αποτυπωθεί σωστά στην οικονομική εξέλιξη του έργου.

Όταν όμως η αλλαγή αποτελεί μέρος της ίδιας διαδικασίας, μπορεί να συνδεθεί με:

• την απαίτηση του πελάτη,
• την αντίστοιχη έγκριση,
• τις νέες εργασίες,
• το σχετικό milestone,
• και την πρόσθετη χρέωση που ενδεχομένως προκύπτει.

Έτσι, όταν φτάνει η στιγμή της τιμολόγησης, η οικονομική πληροφορία δεν χρειάζεται να αναζητηθεί ξανά από την αρχή.

Το τιμολόγιο είναι το τελευταίο βήμα, όχι το πρώτο

Πριν εκδοθεί ένα τιμολόγιο για ένα έργο πρέπει να υπάρχει σαφής εικόνα για:

• τι είχε αρχικά συμφωνηθεί,
• τι έχει ολοκληρωθεί,
• ποιο milestone ενεργοποιεί χρέωση,
• ποιες αλλαγές έχουν εγκριθεί,
• ποιες πρόσθετες υπηρεσίες πρέπει να χρεωθούν,
• τι έχει ήδη τιμολογηθεί,
• και τι παραμένει οικονομικά ανοικτό.

Γι' αυτό η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση έχει μεγαλύτερη αξία όταν δεν αντιμετωπίζεται ως μία μεμονωμένη λειτουργία στο τέλος της αλυσίδας.

Μπορεί να ενταχθεί σε μία συνολική ψηφιακή διαδικασία που ξεκινά από την πρώτη επαφή με τον πελάτη και φτάνει μέχρι την ολοκλήρωση και τη χρέωση του έργου.

Από το Project Management στο Project Intelligence

Η απλή καταγραφή εργασιών απαντά στο ερώτημα «τι έχουμε να κάνουμε;».

Η συγκεντρωμένη επιχειρησιακή πληροφορία μπορεί να βοηθήσει να απαντηθούν και πιο ουσιαστικά ερωτήματα:

• Ποια έργα χρειάζονται άμεσα προσοχή;
• Πού υπάρχουν καθυστερήσεις;
• Ποια milestones κινδυνεύουν;
• Ποιες εργασίες παραμένουν ανοικτές;
• Ποια projects έχουν σημαντικές εκκρεμότητες;
• Πού απαιτείται απόφαση ή follow-up;
• Τι έχει συμβεί σε ένα project μέχρι σήμερα;

Έτσι, το CRM μπορεί να εξελιχθεί από χώρο καταγραφής δεδομένων σε πραγματικό εργαλείο λειτουργικής πληροφόρησης και υποστήριξης αποφάσεων.

Μία πλατφόρμα πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το έργο

Η αξία για μια επιχείρηση Project Services δεν βρίσκεται μόνο στην ηλεκτρονική έκδοση του παραστατικού ούτε μόνο στη διαχείριση των tasks.

Βρίσκεται στη δυνατότητα να οργανώσει συνολικά την επιχειρησιακή της ροή.

Η υποχρεωτική Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δημιουργεί μια άμεση ανάγκη προσαρμογής.

Μπορεί όμως παράλληλα να αποτελέσει αφορμή για κάτι ευρύτερο:

να οργανωθεί η ροή που προηγείται του τιμολογίου.

Γιατί σε μία επιχείρηση που λειτουργεί με έργα, το παραστατικό είναι απλώς το τελευταίο βήμα μιας πολύ μεγαλύτερης διαδικασίας.