Έχοντας υλοποιήσει αρκετές αλλαγές συστημάτων για πιστοποιήση ή επαναπιστοποίηση ως προς τα αναθεωρημένα πρότυπα από τις αρχές του 2016, η δική μας συμβουλή είναι: μην αφήσετε την αλλαγή των πιστοποιητικών σας για τελευταία στιγμή, θα βρεθείτε προ εκπλήξεων.

Οι Aλλαγές

2 είναι οι βασικότερες αλλαγές στη νέα έκδοση: α) η έμφαση στα αρχεία με παράλληλη κατάργηση της απαίτησης για διαδικασίες κι εγχειρίδιο και β) η απαίτηση για διαχείριση κινδύνων. 

Ειδικά η έμφαση στα αρχεία, σηματοδοτεί το πέρασμα στην εφαρμογή και λειτουργικότητα των συστημάτων από την - κατά κάποιο τρόπο - γραφειοκρατία των διαδικασιών.

Συνοπτικά έχουμε:

ISO 9001 - Νέες απαιτήσεις

Ενότητα 4

• Πλαίσιο λειτουργίας (εξωτερικά, εσωτερικά θέματα, ενδιαφερόμενα μέρη)
• Προσδιορισμός κινδύνων κι ευκαιριών

Ενότητα 6

• Οι ενέργειες αντιμετώπισης κινδύνων κι ευκαιριών να ενσωματώνονται στο σύστημα
• Οι απαιτήσεις για τους στόχους επεκτείνονται και περιλαμβάνουν τι θα γίνει, πόρους που χρειάζονται, ποιος είναι υπεύθυνος, πότε θα ολοκληρωθούν και αξιολόγηση αποτελεσμάτων

Ενότητα 7

• Διαχείριση εξωτερικής επικοινωνίας
• Ιδιαίτερη έμφαση στη διαχείριση γνώσης και τα κενά γνώσεων

Ενότητα 8

• Διαχείριση αλλαγών που επιδρούν στο προϊόν/υπηρεσία

ISO 14001 - Νέες απαιτήσεις

• Πλαίσιο λειτουργίας, μεγαλύτερη εμπλοκή της ανώτατης διοίκησης και μεγαλύτερη βαρύτητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης στη λήψη αποφάσεων
• Διαχείριση κινδύνων
• Προσέγγιση του Κύκλου Ζωής
• Μακροχρόνια επίδραση του περιβάλλοντος στις δραστηριότητες της επιχείρησης
• Περιβαλλοντικοί κίνδυνοι κι ευκαιρίες: διαχείριση μέσα στην εφοδιαστική αλυσίδα και σύνδεσή τους με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες
• Αναφορές προληπτικών δράσεων
• Ακριβής προσδιορισμός του τρόπου αξιολόγησης της συμμόρφωσης και καταγραφής αυτής
• Μεγαλύτερη έμφαση στη συνεχή βελτίωση

Οι Δυσκολίες

Ας δούμε συνοπτικά τις μεγαλύτερες δυσκολίες στην εφαρμογή:

Πλαίσιο Λειτουργίας (context)
Άλλος ένας παράγοντας που πρέπει να λαμβάνεται υπόψιν. Σημασία δεν θα έχει μόνο η απλή καταγραφή των θεμάτων του πλαισίου λειτουργίας, αλλά ιδιαίτερα η παρακολούθηση των ενεργειών που αποφασίζονται στα πλαίσια αυτής της ανάλυσης και φυσικά η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητάς τους.

Λεπτομερής ανάλυση διεργασιών, δεικτών μέτρησης και στόχων για αυτούς
Απαιτείται τώρα μεγαλύτερη ανάλυση των διεργασιών, διασύνδεσή τους με αποτύπωση των σχέσεών τους και προσδιορισμός των δεικτών παρακολούθησής τους. Αναμένεται ότι τώρα θα προκύψουν περισσότεροι δείκτες οι οποίοι πρέπει να παρακολουθούνται, οι δε μετρήσεις να καταγράφονται και μάλιστα από διαφορετικούς ανθρώπους.

Διαχείριση κινδύνων
Αναμένεται πλήθος καταγραφών και αναλύσεων πολύ συχνά (κάποιες και καθημερινά) από διάφορους ανθρώπους. Για κάθε καταγραφή ενδέχεται να δημιουργούνται πολλές σχετικές εγγραφές ενεργειών. Ιδανικά όλες θα καταχωρούνται σε ένα κεντρικό μητρώο για αποτελεσματικότερη διαχείριση, παρακολούθηση πορείας, στατιστικά κλπ.

Συντονισμός εμπλεκόμενων
Είναι εμφανές ότι εμπλέκονται πλέον πολλοί περισσότεροι (αν όχι όλοι σε μια επιχείρηση) σε όλα τα επίπεδα ιεραρχίας.

Διαχείριση πληροφοριών (αρχεία)
Γενικά το πρότυπο δίνει έμφαση στις πληροφορίες (αρχεία) κι όχι στις διαδικασίες, που σημαίνει ότι θα προκύψει θέμα διαχείρισης των πληροφοριών. Αναπόφευκτα θα περάσουμε στη χρήση βάσεων δεδομένων αφού τα απλά συστήματα διαχείρισης εγγράφων (doc, xls) θα είναι αναποτελεσματικά.

Είναι πολλά τα θέματα και οι δυσκολίες που θα προκύψουν, όμως υπάρχει μια πολύ αποτελεσματική λύση που θα κάνει τη μετάβαση στα νέα πρότυπα εύκολη υπόθεση. Λέγεται ISOms και μπορείτε να τη δείτε πατώντας εδώ.