1. Αυτοματοποίηση

Οποτεδήποτε είναι δυνατόν, αυτοματοποιήστε την εισαγωγή δεδομένων αντί να την κάνετε χειροκίνητα. Αν και είναι μιας ζωτικής σημασίας λειτουργία για αυτά τα συστήματα, η εισαγωγή δεδομένων δεν χρειάζεται να είναι και χρονοβόρα και αποθαρρυντική. Όσο περισσότερο χειροκίνητα γίνεται η εισαγωγή δεδομένων, τόσο πιο πιθανό είναι να γίνει λάθος.

2. Εκπαίδευση χρηστών

Αν και θεωρείται αυτονόητο, θα εκπλαγείτε από το πόσες εταιρείες δεν έχουν κάποιο πρόγραμμα εκπαίδευσης του προσωπικού που χρησιμοποιεί το σύστημα. Αυτή η εκπαίδευση θα πρέπει να αφορά τόσο τις απλές λειτουργίες εισαγωγής δεδομένων, όσο και τις πιο σύνθετες για τη δημιουργία αναλυτικών αναφορών, αυτόματων ροών εργασίας κλπ.

3. Στάδια (πεδία κατάστασης)  & Βαθμολόγηση

Τα στάδια στις ευκαιρίες ή τα πεδία κατάστασης στις συστάσεις, επαφές κλπ θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων μέσα στην επιχείρηση. Κάθε στάδιο (ή τιμή του πεδίου κατάστασης) θα πρέπει να είναι συγκεκριμένο, με μοναδική σημασία (να μην επιδέχεται διαφορετικές "μεταφράσεις") και να παριστά μια συγκεκριμένη ενέργεια κι όχι μια άποψη. Ειδικά πεδία για τη βαθμολόγηση/αξιολόγηση (ποσοτικής ή ποιοτικής κλίμακας) κάθε εγγραφής ως προς διάφορα κριτήρια, βοηθούν ιδιαίτερα τη λήψη αποφάσεων.

4. Δραστηριότητες

Οι δραστηριότητες είναι η δύναμη που κινεί τις ευκαιρίες από στάδιο σε στάδιο στο κανάλι. Η κατανόηση αυτής της μετρήσιμης συμπεριφοράς είναι βασικό συστατικό αυτής της κρυφής πηγής δύναμης.

5. Κανόνες αλλαγής σταδίου ή κατάστασης

Από τα πιο σημαντικά στοιχεία σε ένα CRM.  Πρέπει να προσδιορίζονται ξεκάθαρα τα σημεία για το πότε συμβαίνουν συγκεκριμένα πράγματα. Τι είναι αυτό που καθορίζει τη δημιουργία μιας Ευκαιρίας; Όλα τα δεδομένα πρέπει να δημιουργούνται ακριβώς για τον ίδιο λόγο, αλλιώς χάνεται η ακρίβεια και η χρησιμότητά τους.