Το να αλλάξεις CRM και να χρειαστεί να μεταφέρεις σε αυτό τα δεδομένα από το προηγούμενο σύστημά σου δεν είναι μια απλή υπόθεση όπως π.χ. το να μετακινήσεις τα αρχεία σου από τον ένα φάκελο στον άλλο. Είναι μια σύνθετη διαδικασία που απαιτεί ανάλυση και προετοιμασία ώστε να μην χαθούν δεδομένα κατά τη μεταφορά. Ας δούμε τις βασικές προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσεις.
Γιατί να αλλάξεις CRM
Ο βασικός λόγος του να μεταφέρεις τα δεδομένα σου αντί να ξεκινήσεις από το μηδέν στο νέο σύστημα είναι προφανής:
Οι πληροφορίες που έχεις ήδη για τους πελάτες είναι ο πυρήνας της επιτυχίας σου. Το να τις χάσεις είναι μεγάλο πλήγμα τόσο για τη διατήρηση των παλιών όσο και για την απόκτηση νέων πελατών.
Το να διαθέτεις και να χρησιμοποιείς απλά ένα αντίγραφο του παλιού συστήματος είναι εξίσου αναποτελεσματικό. Αν θέλεις να εξετάσεις παλιά στοιχεία με τα εργαλεία ανάλυσης του νέου CRM, θα πρέπει να ενσωματώσεις τα δεδομένα αυτά στο νέο σύστημα.
Τι είναι δύσκολο
Το πιο δύσκολο στη μεταφορά δεδομένων είναι να μεταφέρεις και τις σχέσεις που έχουν αυτά μεταξύ τους, για παράδειγμα όχι απλά να μεταφέρεις τις επαφές αλλά και με ποιους οργανισμούς ή ευκαιρίες συνδέονται.
Έχουμε τα εργαλεία
Ακόμη και για τις πιο σύνθετες περιπτώσεις μεταφοράς δεδομένων, όπου π.χ. χρειάζεται να εισαχθούν επαφές και οι συσχετίσεις τους με ευκαιρίες και δραστηριότητες στο Online CRM υπάρχει η λύση.
Μεθοδολογία μεταφοράς (μετάπτωσης) δεδομένων
1. Προετοιμασία ενδιαφερόμενων μερών για μετάπτωση δεδομένων
2. Σύγκριση, ανάλυση και προετοιμασία
3. Λήψη αντιγράφων ασφάλειας
4. Δημιουργία ειδικού αλγορίθμου ή εργαλείου
5. Δοκιμές πριν τη Μετάπτωση
Συμβουλές για επιτυχημένη μετάπτωση δεδομένων
Πολλά πράγματα μπορεί να μην πάνε καλά κατά τη μεταφορά δεδομένων σε ένα νέο CRM.
Τα πιο συχνά προβλήματα που εμφανίζονται είναι χαμένα δεδομένα ή προβλήματα με ειδικά διαμορφωμένα πεδία.
Προσέξτε τα ειδικά διαμορφωμένα πεδία
Εξασφαλίστε ότι ξέρετε πως θα πρέπει να διαμορφωθεί το νέο CRM, τι πεδία θα χρειαστείτε και τι δεδομένα θα περιέχουν. Αν ένα ειδικά διαμορφωμένο πεδίο έχει χρησιμοποιηθεί λίγες φορές στο παλιό σύστημα, είναι καλύτερα να μην το συμπεριλάβετε στο νέο.
Προσέξτε τα συνημμένα αρχεία
Αν το παλιό σύστημα περιέχει συνημμένα αρχεία φροντίστε τα κατάλληλα για τη μετάπτωση. Αν τα αρχεία αυτά είναι αποθηκευμένα σε πολλούς διαφορετικούς φακέλους, ίσως χρειαστεί να τα βάλετε πρώτα σε ένα κεντρικό χώρο.
Επανελέγξτε & καθαρίστε τα δεδομένα
Μπορεί να είναι προφανές κάτι τέτοιο, όμως πολλές φορές υπάρχουν π.χ. λίστες που ξεχνιούνται. Ακόμη κι αν όλα πάνε καλά κατά τη μετάπτωση, αφιερώστε λίγες μέρες μετά την ολοκλήρωσή της για να ξεκαθαρίσετε πιθανά σφάλματα ή λεπτομέρειες που δεν είχατε υπολογίσει εξαρχής.
Συμπέρασμα
Είναι σημαντικό να βλέπεις τη μετάπτωση δεδομένων σαν τεχνικό και διοικητικό θέμα ταυτόχρονα.
Σχόλια