Χωρίζοντας τις εργασίες ως προς τη συχνότητά τους, αναμένεται ότι σε αυτές που γίνονται πιο συχνά θα έχουμε τις μεγαλύτερες εξοικονομήσεις.
Υψηλής συχνότητας (καθημερινές, εβδομαδιαίες)
| # | Χωρίς το ISOms HRM | Με το ISOms HRM |
|---|---|---|
| 1 | Προγραμματισμός κι έλεγχος τακτικών εργασιών | |
| Το πρόγραμμα τακτικών εργασιών περιγράφεται σε έντυπο doc/excel. Στην καλύτερη περίπτωση, στο ειδικό έντυπο θα μεταφερθούν τα στοιχεία από την προσφορά. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αναζητηθεί και να ανοίξει η σχετική προσφορά και στη συνέχεια να δημιουργηθεί το ειδικό αρχείο προγράμματος, να αντιγραφεί σε αυτό το πρόγραμμα και να αποθηκευτεί το αρχείο σε ειδικό φάκελο στη συνέχεια. Σε άλλες περιπτώσεις στο ίδιο έντυπο καταγράφονται οι τακτικές μαζί με τις περιοδικές, σε άλλες σε ξεχωριστό έντυπο. | Το πρόγραμμα εργασιών καταχωρείται σε ειδικά πεδία στη βάση δεδομένων που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη σύμβαση. Αυτή η καταχώρηση γίνεται αυτόματα με δημιουργία σύμβασης από την κερδισμένη προσφορά/ευκαιρία/διαγωνισμό. Ο διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιεί διάφορα templates για παρουσίαση, εκτύπωση, διανομή στους αρμόδιους ανάλογα με τις ανάγκες. | |
| (-) Είναι πολύ δύσκολος και χρονοβόρος ο αναλυτικός προγραμματισμός εργασιών (σχεδόν πάντα δεν τεκμηριώνεται ότι γίνεται). Για τον έλεγχο κατάστασης απαιτείται αναζήτηση κάθε φορά σε μια σειρά από ηλεκτρονικά ή έντυπα αρχεία. Για τη δημιουργία αναφοράς χρειάζεται σύνθεσή της κάθε φορά με τα νέα δεδομένα. | (+) Οι εργασίες προγραμματίζονται αναλυτικά βάσει του προγράμματος, ανατίθενται στους αρμόδιους κι ελέγχεται η κατάστασή τους με ειδικά πεδία στο Ημερολόγιο. Αναζητήσεις και Αναφορές γίνονται εύκολα αυτόματα ανά πάσα στιγμή. | |
| 2 | Καταγραφή αναγκών για προμήθειες υλικών | |
| Οι ανάγκες σε υλικά καταγράφονται ανά ζήτηση σε έντυπο doc/excel (ή σε πρόχειρες σημειώσεις). | Οι ανάγκες σε υλικά καταγράφονται σε ειδική φόρμα/πεδία στη βάση δεδομένων και συνδέονται με κάθε σχετική εγγραφή (Σύμβαση, Έργο, Πελάτη κλπ). Γίνεται άμεση αναζήτηση στα υλικά της αποθήκης. | |
| (-) Οι σημειώσεις ή τα έντυπα αρχεία μπορεί να αλλοιωθούν ή και να χαθούν. Δεν υπάρχει δυνατότητα για ανάλυση και αξιολόγηση των αναγκών αυτών όσον αφορά ποσότητα και είδος, άμεσα ή έμμεσα. Η κοστολόγηση (π.χ. συμβάσεων/έργων/πελατών) όσον αφορά τις ανάγκες σε υλικά γίνεται πρόχειρα και μετά από μια σύνθετη διαδικασία. | (+) Η καταγραφή γίνεται εύκολα με μερικά κλικ και χωρίς λάθη ή ασάφειες. Υπάρχει άμεση αναλυτική εικόνα τόσο των αποθεμάτων υλικών ανά είδος και ποσότητα στην αποθήκη, όσο και των συγκεντρωτικών αναγκών κάθε έργου ανά περίοδο. Η κοστολόγηση γίνεται εύκολα, άμεσα και με ακρίβεια. | |
| 3 | Επίλυση ζητημάτων που προκύπτουν (π.χ. αιτήματα πελατών ή εργαζομένων, ελλείψεις στην παραγωγή κλπ) | |
| Καθημερινά ζητήματα καταγράφονται σε σημειώσεις ή συζητιούνται τηλεφωνικώς. Αν καταγραφούν σε έντυπο θα πρέπει να αναζητηθούν και να παρακολουθούνται ως το κλείσιμό τους. | Καταγράφονται σε ειδική φόρμα/πεδία στη βάση δεδομένων και συνδέονται με κάθε σχετική εγγραφή (Σύμβαση, Έργο, Πελάτη κλπ). Με ένα κλικ ζητάμε υπενθύμιση ή χαρακτηρίζοντάς τα σημαντικά/κρίσιμα βλέπουμε σύνδεσμό τους σε ειδικό πλαίσιο στην κεντρική οθόνη. | |
| (-) Τα στοιχεία μπορεί να ξεχαστούν ή και να χαθούν, οπότε ένα ποσοστό ζητημάτων επιλύεται με καθυστέρηση. Δεν είναι εύκολη η στατιστική ανάλυση. | (+) Τα ζητήματα επιλύονται εγκαίρως, αφού δεν γίνονται λάθη. Ένα ζήτημα μπορεί να ανατεθεί άμεσα σε κάποιο διαθέσιμο πρόσωπο. Είναι άμεση η δυνατότητα για στατιστική ανάλυσή τους. | |
| 4 | Καταγραφή και παρακολούθηση κινδύνων/ευκαιριών | |
| Αν δεν ξεχαστούν, καταγράφονται (σε excel στην καλύτερη περίπτωση) και αξιολογούνται σε περιοδικές ανασκοπήσεις με δεδομένο ότι οι αρμόδιοι θα συμμετέχουν σε αυτές. Για τις ενέργειες που αποφασίζονται, ανοίγουν ειδικά αρχεία παρακολούθησης (κυρίως συνοπτικής). | Καταγράφονται άμεσα σε ειδική φόρμα/πεδία στη βάση δεδομένων και συνδέονται με κάθε σχετική εγγραφή. Αξιολογούνται άμεσα αν υπάρχει ανάγκη, με ανάθεση στο αρμόδιο πρόσωπο. Οι ενέργειες που αποφασίζονται συνδέονται με κάθε κίνδυνο/ευκαιρία, καταγράφονται και παρακολουθούνται στο Ημερολόγιο δραστηριοτήτων ή σε άλλο ειδικό άρθρωμα δραστηριοτήτων. | |
| (-) Μπορεί να ξεχαστούν θέματα. Η αξιολόγησή τους δεν είναι άμεση, πράγμα που σε αρκετές περιπτώσεις είναι πολύ σημαντικό. Η παρακολούθηση των ενεργειών που αποφασίζονται είναι σύνθετη διαδικασία. | (+) Η καταγραφή και αξιολόγηση είναι άμεση και γίνεται από τα αρμόδια άτομα ή ομάδες ατόμων. Είναι εύκολο να γίνουν διαφορετικές αξιολογήσεις από διαφορετικά άτομα, με διαφορετικά σενάρια και ποικιλία μεθόδων. Η διαχείριση των ενεργειών που αποφασίζονται είναι εύκολη και επιδέχεται στατιστικής ανάλυσης σε βάθος. | |
| 5 | Διαχείριση γνώσης | |
| Η γνώση που αποκτιέται στην καλύτερη περίπτωση ανασκοπείται ανά περιόδους αφού έχει καταγραφεί σε διάφορα αρχεία. | Η γνώση προκύπτει από την ανάλυση των διάφορων θεμάτων που μπορεί να αφορούν ακόμη και απλά καθημερινά πράγματα. Αυτά μπορεί να καταγράφονται σε ειδική φόρμα στη βάση δεδομένων (ζητήματα, αιτήματα) που μετατρέπονται εύκολα σε εγγραφές στη Βάση Γνώσεων, προσβάσιμες πλήρως σε όλους μέσα στον οργανισμό. | |
| (-) Πολύπλοκη διαδικασία διαχείρισης | (+) Απλή και διακριτή διαδικασία διαχείρισης. | |
Μεσαίας συχνότητας (15ημέρου, μηνιαίες)
| # | Χωρίς το ISOms HRM | Με το ISOms HRM |
|---|---|---|
| 6 | Προγραμματισμός κι έλεγχος περιοδικών εργασιών | |
| Η καταγραφή των περιοδικών εργασιών γίνεται με τον ίδιο τρόπο που περιγράφηκε (παραπάνω) για τις τακτικές εργασίες. | Οι περιοδικές εργασίες καταγράφονται σε ειδικό πεδίο για βέλτιστη διαχείριση και παρουσίαση σε αναφορές. Με ένα κλικ ζητάμε υπενθύμιση ή χαρακτηρίζοντάς τες σημαντικές/κρίσιμες βλέπουμε σύνδεσμό τους σε ειδικό πλαίσιο στην κεντρική οθόνη. | |
| (-) Η διαχείριση των περιοδικών εργασιών έχει χαρακτηριστικά παρόμοια με τις τακτικές εργασίες. Ειδικά για τις περιοδικές εργασίες δεν υπάρχουν υπενθυμίσεις, οπότε οι υπεύθυνοι θα πρέπει να παρακολουθούν μόνοι τους τις κρίσιμες ημερομηνίες. | (+) Οι εργασίες προγραμματίζονται αναλυτικά βάσει του προγράμματος, ανατίθενται στους αρμόδιους κι ελέγχεται η κατάστασή τους με ειδικά πεδία στο Ημερολόγιο. Αναζητήσεις, Αναφορές και Δείκτες είναι δεδομένοι ανά πάσα στιγμή. | |
| 7 | Παραγγελίες υλικών | |
| Από τις καταγεγραμμένες (συνήθως σε doc/excel) ζητήσεις υλικών, με copy-paste δημιουργούνται νέα έντυπα συγκεντρωτικών παραγγελιών, αφού πρώτα κάποιος ειδικός στις προμήθειες ξεχωρίσει τις ανάγκες ανά προμηθευτή. Το έντυπο επισυνάπτεται σε email ή αποστέλλεται με φαξ. | Οι καταγεγραμμένες παραγγελίες που είναι σε κατάσταση έγκρισης, διαχωρίζονται εύκολα ανάλογα με τα προϊόντα που περιέχουν και αποστέλλονται με ένα κλικ στον αντίστοιχο προμηθευτή. Η παρακολούθησή τους γίνεται εύκολα μέσω απλών πεδίων κατάστασης. | |
| (-) Συνήθως απαιτείται δημιουργία νέου αρχείου στο οποίο μεταφέρονται στοιχεία από διάφορα άλλα. Όπως και στην καταγραφή των αναγκών, δεν είναι εύκολη η παρακολούθηση, αξιολόγηση και στατιστική ανάλυση δεδομένων. | (+) Πανεύκολη διαδικασία με πλήρη έλεγχο και οπτική 360ο. | |
| 8 | Τακτικές ανασκοπήσεις κι έλεγχοι (π.χ. στόχοι, πορεία προγραμμάτων, κλείσιμο διορθωτικών ενεργειών) | |
| Γίνονται σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα με επανέλεγχο όλων των στοιχείων κάθε φορά. Τα στοιχεία μπορεί να είναι πολλά, διαφορετικά και χωρίς αποτελεσματικές συνδέσεις μεταξύ τους. | Οι εκκρεμότητες και η πορεία γενικά όλων των ενεργειών παρακολουθείται εύκολα κυρίως μέσω δεικτών στην κεντρική οθόνη με σύνδεση στις αναλυτικές εγγραφές και με αυτόματες ειδοποιήσεις/υπενθυμίσεις. Για όλα τα δεδομένα που παράγονται είναι εύκολη και άμεση η δυνατότητα στατιστικής ανάλυσης. Για όλα υπάρχει φυσικά η δυνατότητα απομακρυσμένης ομαδικής συνεργασίας. | |
| (-) Σύνθετη και χρονοβόρα διαδικασία που τις περισσότερες φορές απαιτεί συντονισμό διάφορων προσώπων. | (+) Αυτοματοποιημένη διαδικασία με πλήρη έλεγχο και οπτική 360ο. | |
| 9 | Συντηρήσεις εξοπλισμού | |
| Η καταγραφή τους γίνεται σε αρχεία doc/excel όπου κάθε μηχάνημα έχει συνήθως την καρτέλα του. Αν θες να δεις που υπάρχει ανάγκη για κάτι τότε πρέπει: α)είτε να ανασκοπείς κάθε φορά όλες τις καρτέλες, β)είτε να τηρείς σε ξεχωριστό αρχείο μητρώο συντηρήσεων. Λόγω της φύσης και της πολυπλοκότητας του αντικειμένου, δεν είναι εύκολη η περιγραφή του τι συμβαίνει (π.χ αναλυτικές εργασίες). | Για κάθε μηχάνημα καταγράφονται όλων των ειδών οι εργασίες συντήρησης, επισκευής, ανταλλακτικά κλπ στην καρτέλα του στη βάση δεδομένων. Επιπλέον συνδέονται σε αυτήν και τα σχετικά παραστατικά. Με ειδικά πεδία υπάρχει δυνατότητα αναπαράστασης σύνθετων πληροφοριών (π.χ. επεξηγήσεις για τις εργασίες, πολλαπλές επιλογές τιμών κλπ). Υπενθυμίσεις, εκκρεμότητες, στατιστικές αναφορές κλπ, είναι εφικτές όπως και στις υπόλοιπες λειτουργίες. | |
| (-) Δυσκολίες παρακολούθησης. Αδυναμία στατιστικής ανάλυσης. | (+) Ευκολία καταγραφής και παρακολούθησης. Δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και σύνθετων εκτυπώσεων. | |
Μικρής συχνότητας (τριμηνιαίες, ετήσιες)
| # | Χωρίς το ISOms HRM | Με το ISOms HRM |
|---|---|---|
| 10 | Προγραμματισμός, έλεγχος, αξιολόγηση εκπαίδευσης | |
| Υπάρχουν διαφορετικά αρχεία (doc/excel) για την καταγραφή του προγραμματισμού, του ελέγχου και της αξιολόγησης της εκπαίδευσης. Για τον έλεγχο, την παρακολούθηση και αξιολόγηση της διαδικασίας απαιτείται ανασκόπηση όλων των αρχείων εξαρχής. | Δημιουργείται το πρόγραμμα εκπαίδευσης με - εκτός των άλλων - συμπληρωμένο και το πεδίο ημερομηνίας διενέργειάς του. Το πεδίο κατάστασης ορίζεται σε προγραμματισμένο. Στο πρόγραμμα αυτό συνδέεται το σχετικό εκπαιδευτικό υλικό και όλοι οι συμμετέχοντες. Για κάθε συμμετέχοντα εργαζόμενο υπάρχει και πεδίο αξιολόγησής του στη συγκεκριμένη εκπαίδευση. Υπενθυμίσεις, εκκρεμότητες, στατιστικές αναφορές κλπ, είναι εφικτές όπως και στις υπόλοιπες λειτουργίες. | |
| (-) Σύνθετη διαδικασία παρακολούθησης με πολλά διαφορετικά αρχεία, αδυναμία στατιστικής επεξεργασίας. | (+) Απλουστευμένη διαδικασία παρακολούθησης με συνδεδεμένους πίνακες στη βάση δεδομένων. Τήρηση ιστορικού εκπαίδευσης για κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά. Δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και σύνθετων εκτυπώσεων. | |
| 11 | Προγραμματισμός Εσωτερικών Επιθεωρήσεων, καταγραφή/αξιολόγηση ευρημάτων | |
| Υπάρχουν διαφορετικά αρχεία (doc/excel) για την καταγραφή του προγραμματισμού, της διενέργειες και της αξιολόγησης των αποτελεσμάτων των εσωτερικών επιθεωρήσεων. Συνήθως απαιτείται ανασκόπηση όλων των αρχείων εξαρχής. Ενέργειες που αποφασίζονται στα πλαίσια αυτής της διαδικασίας συνήθως καταγράφονται σε ξεχωριστές λίστες ενεργειών που πρέπει κι αυτές να ανασκοπούνται περιοδικώς για εκκρεμότητες, να αναπαράγονται και να διανέμονται αντίγραφά τους σε διάφορους παραλήπτες/υπεύθυνους υλοποίησης κλπ. | Όπως και σε άλλες διαδικασίες με στάδιο προγραμματισμού, και στην περίπτωση εσωτερικών επιθεωρήσεων, η παρακολούθησή τους γίνεται συνήθως με ένα-δυο πεδία ημερομηνιών και κατάστασης (status). Για τις ενέργειες που αποφασίζονται δημιουργούνται εύκολα συνδεδεμένες δραστηριότητες ημερολογίου με πεδία status για παρακολούθηση της κατάστασής τους κι αυτές. Υπενθυμίσεις, εκκρεμότητες, στατιστικές αναφορές κλπ, είναι εφικτές όπως και στις υπόλοιπες λειτουργίες. | |
| (-) Πολλά διαφορετικά αρχεία κι εμπλεκόμενοι, δυσκολία παρακολούθησης και στατιστικής επεξεργασίας. | (+) Απλουστευμένη διαδικασία παρακολούθησης με συνδεδεμένες εγγραφές στη βάση δεδομένων. Ευκολία στην ανάθεση υλοποίησης σε κάθε αρμόδιο. Δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και σύνθετων εκτυπώσεων. | |
| 12 | Προετοιμασία και διενέργεια Ανασκοπήσεων, διαχείριση ενεργειών | |
| Ανασκοπούνται όλα τα δεδομένα/εισερχόμενα εξαρχής προκειμένου να προετοιμαστεί η Ανασκόπηση από τη Διοίκηση. Τα στατιστικά δημιουργούνται λίγο πριν τη διενέργεια της Ανασκόπησης ώστε να είναι επίκαιρα. Το πρακτικό αυτής και οι ενέργειες που αποφασίζονται καταγράφονται σε αρχεία τύπου doc/excel. Και τα αποτελέσματα/εξερχόμενα της Ανασκόπησης πρέπει να ανασκοπούνται περιοδικώς για το κλείσιμό τους, εκκρεμότητες κλπ. | Η ανασκόπηση των εισερχομένων γίνεται γρήγορα κι εύκολα, αφού για όλα υπάρχουν δείκτες συνοπτικής παρακολούθησης ανά κατάσταση υλοποίησης/πορείας με άμεση σύνδεση σε κάθε συγκεκριμένη εγγραφή. Τα στατιστικά παράγονται ανά πάσα στιγμή αυτόματα, αφού αντλούν δεδομένα από τη βάση. Ενέργειες που αποφασίζονται καταγράφονται στη βάση δεδομένων (συνήθως στο Ημερολόγιο δραστηριοτήτων) με αναφορά στην προέλευσή τους μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία τους (ημερομηνίες καταγραφής/υλοποίησης, υπεύθυνος, κατάσταση κλπ). | |
| (-) Πολλά διαφορετικά αρχεία κι εμπλεκόμενοι, δυσκολία παρακολούθησης και στατιστικής ανάλυσης. | (+) Απλουστευμένη διαδικασία παρακολούθησης με συνδεδεμένες εγγραφές στη βάση δεδομένων. Ευκολία στην ανάθεση υλοποίησης σε κάθε αρμόδιο. Δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και σύνθετων εκτυπώσεων. | |
| 13 | Αξιολόγηση και βελτίωση διεργασιών | |
| Γίνεται συνήθως σε πολύ μικρό βαθμό, πιστεύουμε για 2 λόγους: α)δεν είναι καλά τεκμηριωμένες οι διαδικασίες σχετικά με το θέμα (οι διεργασίες δεν είναι τόσο καλά αποτυπωμένες κι έχουν ελλείψεις στην ανάλυση) και β)δεν επαρκούν οι δείκτες και η παρακολούθησή τους (στοχοθεσία). Κατά κύριο λόγο αξιολόγηση και βελτίωση διεργασιών γίνεται κατά την Ανασκόπηση από τη Διοίκηση, αρκετά γενικά κι αφηρημένα όμως. Οι 2 προαναφερόμενοι λόγοι πιστεύουμε ότι οφείλονται σε έλλειψη γνώσεων, σχεδιασμού και στις τεχνικές δυσκολίες παρακολούθησης του θέματος, δηλαδή μέσω συνδεδεμένων αρχείων με συνεχή ανασκόπηση κλπ. | Υπάρχει ποικιλία πεδίων και συσχετίσεις των διεργασιών με δείκτες, στόχους. τμήματα, υπεύθυνους κι άλλα αρθρώματα ώστε να αποτυπώνονται όλες οι απαιτήσεις των προτύπων και να αναλύονται εύκολα και πιο σωστά. Αξιολόγηση και βελτίωση είναι εύκολο να γίνει ανά πάσα στιγμή. | |
| (-) Ελλείψεις στην τεκμηρίωση, δυσκολίες παρακολούθησης και στατιστικής ανάλυσης. | (+) Ευκολία τεκμηρίωσης, παρακολούθησης κι ανάλυσης. Δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και σύνθετων εκτυπώσεων. | |
| 14 | Αξιολόγηση εργαζομένων | |
| Σπάνια γίνεται τεκμηριωμένα, τόσο κατά την πρόσληψη όσο και κατά τη διάρκεια της σύμβασης εργασίας. Υπάρχει μεγάλη υποκειμενικότητα κι όχι ξεκάθαρα κριτήρια. Τεκμηριώνεται αξιολόγηση εκπαίδευσης εργαζομένων, αλλά πολύ γενικά κι αόριστα. | Καταγράφεται τόσο ανά συμμετέχοντα σε εκπαιδευτικό πρόγραμμα (αξιολόγηση εκπαίδευσης), όσο κι ανά θέση εργασίας που αναλαμβάνει κάθε εργαζόμενος για συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Σχόλια και παρατηρήσεις είναι εύκολο να καταγραφούν σε κάθε περίπτωση. | |
| (-) Ανυπαρξία τεκμηρίωσης κι ασάφειες στη μέθοδο. | (+) Ευκολία τεκμηρίωσης, παρακολούθησης κι ανάλυσης. Δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και σύνθετων εκτυπώσεων. | |
| 15 | Προσδιορισμός αρμοδιοτήτων | |
| Καταγράφονται σε αρχεία doc/excel και σπάνια αξιολογούνται. Η διανομή τους στους αρμόδιους στην καλύτερη περίπτωση γίνεται με email. | Καταγράφονται σε ειδικό άρθρωμα και είναι εύκολα προσβάσιμες σε όλους. Η υιοθέτησή τους στο σύστημα διευκολύνει το σχεδιασμό νέων δραστηριοτήτων, τον ανασχεδιασμό/βελτίωση παλιών και την οργάνωση στο σύνολό της. Επειδή μπορείς να βάλεις εύκολα νέα πεδία, διευκολύνουν πολύ και την αξιολόγηση εργαζομένων, συγκρίνοντάς τους με τα κριτήρια της θέσης τους ή μιας νέας θέσης για την προαγωγή τους. | |
| (-) Δυσκαμψία στη χρήση και αδυναμία στην αξιολόγηση. | (+) Ευκολία τεκμηρίωσης, παρακολούθησης, ανάλυσης και βελτίωσης. Δυνατότητα δημιουργίας σύνθετων εκτυπώσεων. Διευκόλυνση στην υλοποίηση της στρατηγικής. | |
Αυτά είναι 15 μόνο από τα πράγματα που γίνονται καλύτερα και μάλιστα ανά πρότυπο εφαρμογής. Εύκολα μπορεί να αντιληφθεί κάποιος κι άλλα πολλά, ειδικά αν κατανοεί τα πλεονεκτήματα των βάσεων δεδομένων έναντι των άλλων συστημάτων. Ενδεικτικές πληροφορίες για αυτά μπορείτε να δείτε πατώντας εδώ.