Τηρούσε το σύστημα σε αρχεία εγγράφων (word) ή ορισμένα ως φύλλα εργασίας (excel)... Δηλαδή - του λέω - κατ'αρχάς όταν κάνεις αλλαγή ή προσθήκη μιας εγγραφής σε κάποιο αρχείο, θα πρέπει να μην ξεχάσεις να ενημερώσεις και όσα σχετίζονται μαζί του ε; Και για να μπορεί να τα δει, να τα αξιολογήσει και να τα παρουσιάσει στην επιθεώρηση ο υπεύθυνος για την ποιότητα ή θα πρέπει να τα συμπληρώνει μόνος του (θα μπλοκάρει ή όλα είναι θέατρο δεν γίνεται αλλιώς) ή να ψάχνει ανά διαστήματα τον κάθε αρμόδιο στην εταιρεία του για να δει τι έχει συμπληρώσει, σωστά;

Μα είναι δυνατόν να ζεις 100 χρόνια πίσω;

Κι όμως είναι στην Ελλάδα του 2016. Εντάξει του λέω, αλλά έχεις αναρωτηθεί:

• Πόσο σου κοστίζουν οι άδειες χρήσης κι ανανέωσης του office που ήδη χρησιμοποιείς για κάθε χρήστη και συνολικά;
• Ξέρεις τι πρόστιμα, άλλες ποινές και κίνδυνοι υπάρχουν αν χρησιμοποιείς "σπασμένο" λογισμικό; (ιοί, ενημερώσεις κλπ)
• Ξέρεις πόσο πιο φθηνό τελικά θα σου έρθει ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα όπως το Online CRM με την ειδική για τα συστήματα διαχείρισης σουίτα εργαλείων ISOms/HRM που και editor έχει για να το χρησιμοποιήσεις όπως το office και η άδεια χρήσης του είναι για απεριόριστο αριθμό χρηστών;
• Καλά, αγοράζεις ένα σωρό apps και gadgets που μεταξύ τους δεν συνδέονται (κι επομένως θα σου βγουν άχρηστα σε λίγο καιρό) και δεν δίνεις χρήματα για κάτι σοβαρό και σημαντικό για την εταιρεία σου;
• Τελικά το ISO το χρησιμοποιείς ή είναι θέατρο;
• Αν τώρα με τα παλιά πρότυπα έχεις πρόβλημα, έχεις δει τις αλλαγές και τις απαιτήσεις των νέων εκδόσεων;
• Πως θα κάνεις διαχείριση κινδύνων;
• Πως θα διαχειρίζεσαι τις διεργασίες, τους δείκτες και τους στόχους όταν θα δίνεται μεγαλύτερη έμφαση σε αυτά;
• Πως θα ολοκληρώνεις το σύστημα μέσα στη λειτουργία της επιχείρησης, δηλαδή πως θα το χρησιμοποιούν όλοι καθημερινά κι ο καθένας στον τομέα του;

Μετά του ανάλυσα αυτά που εν συντομία λέω εδώ κι εδώ.

Πρέπει να καταλάβεις ότι τα παραδοσιακά έγγραφα τύπου doc/xls είναι μόνο για να περιγράψουν κάτι και να μπορείς απλά να το διαβάσεις (π.χ. μια διαδικασία ή μια οδηγία).

Για να διαχειρίζεσαι πληροφορίες, πάρε βάση δεδομένων.

Κοίτα, του λέω κλείνοντας, τελικά η αγορά θα σπάσει στα 2:

• Αυτοί που καταλαβαίνουν και είναι σοβαροί, προσαρμόζονται στις καταστάσεις, λειτουργούν με σύγχρονα συστήματα αποτελεσματικά και τελικά επιβιώνουν σε κάθε περίσταση.
• Αυτοί που προσπαθούν να συντηρήσουν μια προβληματική κατάσταση, παραμένουν σε παλιούς αναποτελεσματικούς τρόπους λειτουργίας (κάποιες φορές από συνήθεια ή άλλες επειδή δεν διαθέτουν λίγο χρόνο να αξιολογήσουν μια κατάσταση), λειτουργούν τυχοδιωκτικά όσο αντέξουν, εξασθενούν με τον καιρό και τελικά εξαφανίζονται.

Δες τη λύση στο πρόβλημά σου εδώ και πάρε με τηλέφωνο όταν θες, του είπα φεύγοντας.

Κι εκείνη τη στιγμή με πήρε τηλέφωνο ένας άλλος φίλος που 2-3 μέρες πριν μου είχε διηγηθεί ένα παρόμοιο πρόβλημα που είχε η εταιρεία του.