σύστημα διαχείρισης εγγράφων ώστε να καταγράψεις και να θυμάσαι όλα τα βήματα που πρέπει να κάνεις για να γίνουν σωστά οι δουλειές.

Με λίγα λόγια δηλαδή, να φτιάξεις γραπτές διαδικασίες κι οδηγίες που θα τις ακολουθεί όλο το προσωπικό ανάλογα με το ρόλο του. Καλό είναι αυτές να κωδικοποιηθούν και να οργανωθούν σε φακέλους, όπως ακριβώς θα γινόταν στα windows σε ένα pc. Όταν κάποιο έγγραφο αλλάζει ή παύει να ισχύει, γίνεται ανενεργό κι αυξάνεται ο αριθμός έκδοσής του ώστε ανά πάσα στιγμή να υπάρχουν διαθέσιμα παντού μόνο όσα έγγραφα ισχύουν εκείνη τη στιγμή.

Ένα τέτοιο σύστημα οργάνωσης μπορεί π.χ. να περιλαμβάνει 3 φακέλους ως εξής:

• Μάρκετινγκ [Φάκελος]
  • Διαχείριση Καμπάνιας [Έγγραφο]
  • Διαχείριση Συστάσεων [Έγγραφο]
• Πωλήσεις [Φάκελος]
  • Αξιολόγηση Συστάσεων [Έγγραφο]
  • Διαχείριση Ευκαιριών [Έγγραφο]
  • Διαχείριση Προσφορών [Έγγραφο]
• Υποστήριξη [Φάκελος]
  • Διαχείριση Συμβάσεων [Έγγραφο]
  • Διαχείριση Αιτημάτων [Έγγραφο]
  • Διοίκηση Έργων [Έγγραφο]

+

Εικόνα 1: Φάκελος εγγράφων διαδικασιών

+

Εικόνα 2: Έγγραφη διαδικασία

Φυσικά μπορεί να περιλαμβάνει και φακέλους για τα άλλα τμήματα, αναλυτικές οδηγίες, εγχειρίδια κλπ. ρυθμισμένα έτσι ώστε κάθε χρήστης να βλέπει μόνο όσα αφορούν τη δουλειά του.

Και φυσικά πάντα μπορείς να χρησιμοποιείς τον editor για να διαμορφώσεις το στυλ του κειμένου, τις επικεφαλίδες, τους πίνακες, τις φωτογραφίες κλπ, ή να βλέπεις στο ιστορικό όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει και να χρησιμοποιείς το tagging για να επισημαίνεις και να βρίσκεις γρήγορα τα έγγραφα που χρειάζεσαι.