Πρόσφατα μια διαφημιστική εταιρεία μας ζήτησε μια λύση για το εξής θέμα που είχε:
Κάθε μήνα πρέπει να εκδίδει ένα τιμολόγιο σε όλους τους πελάτες της (περίπου 100 τιμολόγια ανά μήνα) και στη συνέχεια τα τιμολόγια αυτά θα πρέπει να στέλνονται σε κάθε πελάτη ξεχωριστά. Όλη αυτή η διαδικασία με τον τρόπο που ήδη κάνει η επιχείρηση απαιτεί 2-3 ανθρωποημέρες κάθε μήνα.
Μηδενίσαμε το χρόνο αυτό με το Online CRM και η εταιρεία θα κάνει πλέον τα εξής:
Βήμα 1: Δημιουργία επαναληπτικών τιμολογίων
Με την αποδοχή της προσφοράς που στέλνει στους πελάτες, θα γίνεται δημιουργία μιας εντολής πώλησης στην οποία αυτόματα θα μεταφέρονται όλα τα στοιχεία της προσφοράς (πελάτης, προϊόντα/υπηρεσίες).
Στην εντολή πώλησης ορίζεται ότι θα πρέπει να εκδίδεται ένα τιμολόγιο κάθε μήνα για ένα έτος (από - έως συγκεκριμένες ημερομηνίες, δηλ. κατά τη διάρκεια της σύμβασης με τον πελάτη). Όλα αυτά τα τιμολόγια για καλύτερη οργάνωση θα βρίσκονται συνδεδεμένα στην καρτέλα της εντολής πώλησης.
Βήμα 2: Αυτόματη αποστολή τιμολογίων με email
Με ειδικό workflow ορίζουμε ότι όταν ισχύει μια συνθήκη που επιθυμούμε (π.χ. όταν η Κατάσταση του τιμολογίου γίνει Εγκρίθηκε) ένα email θα αποστέλλεται σε κάθε πελάτη και σε αυτό θα επισυνάπτεται το τιμολόγιο σε μορφή pdf (βάσει του template που θα έχουμε επιλέξει).
Με μαζική επεξεργασία μπορούμε να αλλάζουμε μαζικά το παραπάνω πεδίο Κατάσταση τιμολογίου, ελέγχοντας έτσι γρήγορα κι εύκολα τη συνθήκη βάσει της οποίας θα αποστέλλεται μαζικά το τιμολόγιο.
Φανταστείτε ότι με τη λογική του παραπάνω workflow θα μπορούσαν να φτιαχτούν αντίστοιχα workflows που θα έστελναν email αυτόματα με συνημμένα pdf άλλα παραστατικά που ίσως θέλαμε (π.χ. κατάλογοι, αναφορές υλοποίησης εργασιών κλπ).
Θέλετε να μιλήσουμε για το έργο σας;